XLCubed a reçu la demande de démontrer, au sommet virtuel comptabilité et finance, la simplicité de construire des rapports et graphiques conformes aux normes IBCS (International business communication standards) dans Excel. XLCubed prend en charge la majorité des types de sources de données, ainsi que les données stockées dans des plages Excel.

Nous avons pensé que mettre en scène un scénario financier réaliste, axé sur la crise sanitaire actuelle, serait particulièrement utile. Près de 5000 participants à ce sommet ont clairement confirmé que c’était le cas !

Ci-dessous est un extrait du rapport final pour les directeurs.

IBCS charts waterfall and variance charts built in Excel with XLCubed

Le Scénario

AMCE Ltd est une entreprise de logiciels et services d’entreprise opérant en Angleterre, France et Allemagne. Elle fournit des logiciels et projets BI à un large éventail d’industries comprenant des multinationales qui figurent dans le Fortune 500 (500 premières entreprises américaines).

 Son siège social se situe en Angleterre et, comme bon nombre d’organisation de l’industrie technologique, s’est rapidement développé avec quelques tâches administratives qui n’ont pas tenu le rythme (l’expression l’enfer des feuilles de calcul - spreadsheet hell - a déjà été utilisée)

 Un nouveau Directeur financier a été embauche au début de 2020 dans le but de moderniser le back office grâce à la transformation digitale. Il vient d’une grande entreprise allemande qui utilise SAP comme outil ERP et il est un grand fan de XLCubed qui peut se connecter à l’ERP à travers un entrepôt des données.

 En même temps que XLCubed, il a également introduit les normes IBCS dans son ancienne entreprise qui ont été un grand succès. Celles-ci utilisent l’outil « cMore Message » que XLCubed a acheté en 2019 à pmOne.

 Son président veut de nouvelles prévisions financières afin qu’il puisse évaluer l’impact du COVID-19 dans plusieurs scénarios contre le budget 2020. Il précise qu’il veut voir les résultats par pays mais aussi une vue consolidée qui respecte les normes légales, du compte des résultats, du bilan et des flux de trésorerie.

 Les prévisions doivent prendre en compte les épargnes possibles grâce au chômage partielle dans les différents pays et déterminer l’impact des réductions du personnel sur les échanges interentreprises. Le Président veut le premier rapport dans une semaine !

Mise en Place de la Solution

Avec un court délai et une abondance de maîtrise d’Excel et XLCubed dans le domaine de la modélisation financière, l’utilisation d’Excel est le choix logique.

Le modèle doit fournir une vue d’ensemble pour plusieurs scénarios afin de permettre une comparaison facile et aider le département des ressources humaines à décider quelles actions prendre vis-à-vis des employés.

Après le choix facile d’Excel, construire la logique afin d’accomplir la consolidation financière complètes des différentes entreprises en utilisant le plan d’origine de 2020 est chose un peu plus compliquée. 

Nous avons contacté notre partenaire Solitwork afin de discuter de l’utilisation du logiciel AFC pour atteindre nos buts. AFC fournit une plateforme de consolidation juridique de calibre mondiale qui s’adapte aussi bien aux petites entreprises qu’aux conglomérats mondiaux. AFC permet l’intégration directe avec beaucoup d'ERP mais possède également une forte capacité à traiter des données sous format Excel qui se prête très bien à notre scénario.

AFC nous permet de modéliser les opérations des entreprises en définissant les dimensions nécessaires pour construire un cube financier. Celui-ci sera utilisé par XLCubed pour déterminer le compte de résultats, le bilan et, plus important dans un monde COVID, les relevés des flux de trésorerie. Pour le scénario en question, nous utilisons seulement une petite partie des capacités du logiciel AFC afin d’éliminer les services interentreprises.

AFC gère automatiquement la consolidation des chiffres réels, des budget et prévisions, donc surpasses nos besoins dans notre scénario où les prévisions sont notre préoccupation principale.

Être capable d’accomplir cela en une semaine demande une bonne gestion du temps, des données de hautes qualités et quelques longues journées mais Solitwork est confiant et se sent à la hauteur du défi.

Au final, Solitwork a accepté le défi de prendre nos scénarios et les charger dans AFC en une semaine pour nous donner le cube financier avec lequel nous allons écrire nos rapports.

 

Nous avons reçu beaucoup de retours positifs, nous allons donc publier une série d’articles expliquant le quoi et le comment de ce que nous avons fait.

 

Partie 1 : Construction des modèles pour les scénarios de chômage partiel

Partie 2 : Etablir les modèles de prévision générale des rentes et des coûts

Partie 3 : Construire un environnement AFC

Partie 4 : Lier les modèles et AFC

Partie 5 : Construire le rapport “IBCS”

Partie 6 : Présentation aux directeurs

Partie 7 : Les prochaines étapes

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